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ई-मेल समस्या नहीं है: कार्य स्विच करने की हमारी आवश्यकता है

तीन हाल के लेख, न्यू यॉर्क टाइम्स में दो, "अनैंसिटी ऑफ़ द अनुत्तरित ई-मेल" (1 9 अप्रैल, 2013) और दूसरा हकदार, "जब ई-मेल डिलिट टू जलप्रपात से चालू होता है" (9 फरवरी, 2013) ) और एक टाइम मैगज़ीन में हकदार, "डब्लू मल्टीटास्क: आपका मस्तियन आपका शुक्रिया" (17 अप्रैल, 2013) पेशेवरों के बीच एक आवर्ती विषय से निपटने वाले: मैं ई-मेल संदेशों की मात्रा के साथ कैसे काम करता हूं जो मुझे प्राप्त होता है और हर दिन? जेना वॉर्थम ने आपके इनबॉक्स में बढ़ने के दौरान क्या किया, इसके मुद्दे पर विचार किया और आप हजारों अपठित ई-मेल के साथ काम करने के बारे में सोच भी नहीं सकते हैं, जबकि एलीना टोगेंद ने इसका क्या मतलब हुआ, जब आप या तो जवाब न दें या बस ' ई में ई-मेल संदेशों का जवाब देने के लिए समय, ऊर्जा या झुकाव है, जो व्यक्तिगत या व्यावसायिक स्तर पर सार्थक हो सकता है। हम में से अधिकांश हमारे ई-मेल को इतनी गहरी महसूस कर रहे हैं कि हम इसे अपने कंप्यूटर, टैबलेट और स्मार्टफोन सहित सभी उपकरणों से हमें मारने की अनुमति देते हैं। अलर्ट और अधिसूचनाएं हमारी इंद्रियों पर हमला कर रही हैं, बजाए, चमकती हों और एक पसंदीदा गीत भी खेलें। हमें ऐसा कुछ करने के लिए बुलाया जा रहा है जिससे हमें इसकी उपस्थिति के बारे में अधिसूचित होने की आवश्यकता हो, क्योंकि हम इसकी आगमन की याद नहीं रखते हैं और तत्काल ध्यान देने की जरूरत महसूस कर रहे हैं।

कारण यह है कि मैंने समय लेख को शामिल किया है, अधिकांश लोगों के लिए, अधिभार से निपटने के लिए बस समय का एक उपलब्ध ब्लॉक नहीं है और इसलिए अधिकांश लोग अपने टुकड़ों के आधार पर ई-मेल से निपटने के लिए चुनते हैं, जब "धीमा" समय "खुद को प्रस्तुत करता है समस्या यह है कि अगली कुछ अनमोल सेकंड या धीमी गति से मिनटों के समय स्वयं मौजूद होते हैं, हमें संभावित रूप से कई अतिरिक्त ई-मेल मिलते हैं और पता चलता है कि उनसे निपटने के लिए पर्याप्त समय भी नहीं है, अकेले बड़े लोगों को अकेले छोड़ दें दिन (या एक घंटे) पहले

यदि आप अधिकतर पेशेवरों की तरह हैं तो आप हमेशा ई-मेल पर रहते हैं कि क्या यह आपके लैपटॉप पर स्थायी निवासी है या क्या आप अपने iPhone पर लाल पृष्ठभूमि पर बड़ी संख्या में सफेद नंबर देखते हैं / 7/365)। आपके लैपटॉप पर आपके पास ई-मेल सूचना पहुंचने के कुछ फार्म होने की संभावना है। मेरा आउटलुक एक स्वर को चलाने के लिए सेट है और मेरी स्क्रीन के दाहिने कोने में एक सूचना को पॉप अप करता है। मेरे तर्कसंगत हिस्से में "अधिसूचना बंद" कहते हैं, मल्टीटास्किंग को संभालने वाली मेरी प्रीफ्रंटल कॉर्टेक्स के विशेष भाग में यह बताता है कि यह पॉप-अप और झंकार की अनदेखी करने में काफी सक्षम है और मुझे फ़ोकस और काम पर रहने में मदद करता है।

सीधे शब्दों में कहें, मेरा पीएफसी मेरे लिए झूठ है और मुझे हमेशा झूठ बोला है। यह रुकावटों को बहुत अच्छी तरह से संभाल नहीं सकता है, लेकिन यह मुझे सूचनाओं और चेतावनियों को बंद करने और मुझे जो करना चाहती है, उस पर ध्यान देने से इनकार करता है, या तो मेरी नई किताब लिखकर, एक पत्रिका लेख के आंकड़ों को एक साथ जोड़कर या बस एक कक्षा व्याख्यान, एक बोलने वाला सगाई या एक जर्नल लेख प्रस्तुत करने के लिए तैयार करने के लिए पढ़ना

मेरी समस्या क्या है? अधिकांश लोगों की तरह मुझे विश्वास है कि मैं मल्टीटास्क, या बल्कि कार्य स्विच, कोई भी कीमत के बगल में नहीं कर सकता मैं भ्रमकारी नहीं हूं मुझे पता है कि हर बार मेरा ध्यान मैं जो कर रहा हूं उससे दूर हो जाता है और फिर क्षणों को या फिर कई घंटे बाद में मुझे (और मेरा प्रीफ्रंटल कॉर्टेक्स) याद रखने के लिए समय लगता है कि मैं क्या कर रहा था और जहां मैं प्रक्रिया में था सेंट्रल कनेक्टिकट स्टेट यूनिवर्सिटी में लौरा बोमन, लौरा लेविन और उनके मनोविज्ञान के सहयोगियों ने मुझे आश्वस्त किया कि जब लोग मल्टीटास्क की कोशिश करते हैं तो वे सभी कार्यों को सटीकता के समान उच्च स्तर से पूरा कर सकते हैं, लेकिन ऐसा करने के लिए अतिरिक्त समय और ग्लोरिया मार्क और उनके सहयोगियों को कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय, इरविन ने चेतावनी दी कि निरंतर मल्टीटास्किंग तनाव की एक परत जोड़ती है जिससे आपके दायित्वों को पूरा करने के लिए सब कुछ थोड़े तेज़ हो जाता है

फिर भी जब तक मैं अपने लैपटॉप पर नजर रखता हूं, मुझे 22 विंडो के साथ पांच सफ़ारी ब्राउज़र्स दिखाई देता है, साथ ही साथ मेरे आउटलुक ई-मेल इनबॉक्स प्लस तीन पीडीएफएफ़ मुझे एक बैठक के लिए पढ़ना चाहती है, साथ ही साथ दो वर्ड डॉक्युमेंट्स प्लस एसपीएसएस और डाटासेट और मल्टीवीएट विश्लेषण के साथ प्लस … उह ओह, मैंने देखा है कि जब मैं लिख रहा था तो मुझे अपने आईफोन पर मेरी पुरानी बेटी से एक पाठ संदेश मिला है जिसमें कई ऐप हैं जो कि सीएनएन , ईएसपीएन , ज़ीटे , फेसबुक , Woot और, ज़ाहिर है, ऐप स्टोर अगर मैं एक नया ऐप के बारे में कुछ पढ़ता हूं जिसे मुझे प्रयास करना चाहिए सिर्फ मेरी आँखों के कुछ इंच के भीतर मेरे सादे दृश्य में जो देखते हैं, मुझे थका हुआ है।

समय लेख मुझे बताता है कि मुझे मल्टीटास्क नहीं करना चाहिए क्योंकि मेरे दिमाग को इसे पसंद नहीं है। खैर, यह मेरा दिमाग है जो मुझे काम से काम करने के लिए कार्य में काम करने के लिए पल में जागता है, जब तक मैं पल से अपने फोन को एक घंटे के बारे में बंद करने से पहले सेवानिवृत्ति की योजना बना देता हूं। [माता-पिता, मैं अपने बिस्तर के आगे फोन रखता था, लेकिन जब मैं जागूंगा, तो मुझे यह जांचने के लिए मजबूर होना पड़ा, फिर किसी को एक त्वरित ई-मेल की प्रतिक्रिया की आवश्यकता होगी या फिर मेरे दिमाग को शामिल किया जाएगा और मेरी सारी रात को बर्बाद होगा नींद।] ग्लोरिया मार्क मुझे टाइम आलेख में बताता है, मुझे अपने अध्ययन से सीखना चाहिए जहां उन्होंने 13 कर्मचारियों को ई-मेल से पांच दिन के लिए कट लिया और उनका तनाव कम किया। बस इस बारे में सोच रहा था कि मेरा ब्लड प्रेशर आसमान उच्च भेजने की धमकी है। पांच दिन का अर्थ है कि मेरे पास कम से कम 2,000 अनअकेड ई-मेल संदेशों का स्टैक होगा और ऐसा नहीं है कि मैं या मेरा दिमाग क्या करना चाहता हूं। इसके विपरीत, स्टैंफोर्ड यूनिवर्सिटी के प्रोफेसर क्लिफ नास, मुझे बताता है कि उनके अध्ययन से पता चला है कि मल्टीटास्किंग मेरे लिए खराब है और मुझे "20-मिनट का नियम" का उपयोग करना सीखना चाहिए, जहां मैंने एक काम पर 20 मिनट के समय के ब्लॉकों को समर्पित किया अपने आप को स्विच करने से पहले (ई-मेल करने के लिए) यह बेहद अधिक प्राप्य लगता है

उपाय क्या है? मेरा दृष्टिकोण क्लिफ नास के करीब है, मेरा मानना ​​है कि हमें अपने दिमागों को ध्यान में रखने और समय की अवधि बढ़ाने के लिए उपस्थित होने की आवश्यकता है। जब मैं ऑडियंस से बात करता हूं, चाहे वे छात्र हों, शिक्षक, माता-पिता या व्यवसायिक लोग, मैं उस पुनर्नवीनीकरण प्रक्रिया में मदद करने के लिए "तकनीक टूटने" की अवधारणा का परिचय करता हूं। एक टेक ब्रेक समान है जो नास ने शिकन के साथ अनुशंसा की है एक उदाहरण के साथ वर्णन करना सबसे आसान है जनवरी 2012 में, मैंने अपने अनप्लग्ड 2011 सम्मेलन में अमेरिकी स्कूल ऑफ बॉम्बे में बात की थी, जिसमें कक्षाओं में प्रौद्योगिकी के उपयोग के आसपास के मुद्दों के साथ काम करने वाले अंतरराष्ट्रीय स्कूलों के शिक्षकों और प्रशासक शामिल थे। कुछ दिनों के दौरान कि मैं मुंबई में था, मैंने सम्मेलन और एएसबी छात्रों के माता-पिता से बात की। हम सड़क पर सोफिटेल होटल में रहे और जब मैं वापस अनप्लग्ड 2013 में बोलने आया तो इस साल की शुरुआत में होटल के महाप्रबंधक ने मुझसे मुझे यह बताने के लिए दबाव डाला कि उसने मुझे किस प्रकार के तकनीकी ब्रेक के बारे में बात करते सुना परिवार के रात्रिभोज और उनकी स्टाफ बैठकों के दौरान उनका उपयोग करने का निर्णय लिया। उन्होंने यह कहते हुए कहा था कि वह एक बेबी बुमेर थे, जबकि उनके ज्यादातर कर्मचारी अपने 20 और 30 के दशक में थे और लगातार बैठकों के दौरान अपने स्मार्टफ़ोन की जांच कर रहे थे और वे अपने ध्यान की कमी के बारे में खुश नहीं थे।

उन्होंने एएसबी में अपने माता-पिता को तकनीकी तोड़ने के बारे में याद किया – जहां उनके बच्चे स्कूल जाते थे – और उनकी बैठकों के दौरान उन्हें करने का प्रयास किया। जैसा कि मैंने माता-पिता को सुझाव दिया, उसने अपने कर्मचारियों को एक मिनट के लिए अपने फोन की जांच करने के लिए कहा और फिर अपने फोन को चुप्पी पर बंद कर दिया और उन्हें मेज पर उल्टा लगा दिया, जिसके लिए सबसे ज्यादा आश्चर्यचकित था क्योंकि वे उन्हें अपने गोद में छुपा रहे थे । उन्होंने कहा, उल्टा फोन, यह याद दिलाया गया था कि कम समय में वे उन्हें एक तकनीकी ब्रेक देंगे और वे एक और मिनट के लिए चेक कर सकते हैं। उन्होंने पूरी बैठक के लिए इस तरह से जारी रखा और कई हफ्तों के लिए 1 मिनट / 15 मिनट का चक्र किया। फिर, जैसा कि मैंने माता-पिता को प्रोत्साहित किया, उसने इसे 20 मिनट तक और एक और सप्ताह या दो से 30 मिनट के बाद बढ़ाया क्योंकि मैंने माता-पिता को अपने घरों में (और अपने कक्षाओं में शिक्षकों) प्रयास करने को प्रोत्साहित किया था। मुझे यह बताने पर गर्व था कि एक घंटे की मीटिंग के लिए उन्हें शुरुआत में एक मिनट और अंत में एक मिनट और एक मिनट के अंत में जाँच करनी थी और यह एक गर्जन सफलता थी।

यह तकनीक टूटने की शक्ति है: वे आपको सिखाते हैं कि स्मार्टफोन के स्पष्टीकरण के बिना समय की अवधि के लिए लगातार जांच करने और सीखने के लिए आपकी ज़रूरत में देरी कैसे करें। मैंने 1: 1 कक्षाओं में कक्षा के शिक्षकों के लिए तकनीक के ब्रेक की सिफारिश की है, रेस्तरां रात्रिभोज के दौरान युवा वयस्कों, परिवार के खाने की मेज पर माता-पिता और बैठकों के दौरान व्यापार प्रबंधकों और मैंने अभी तक विफलता की बात नहीं सुनी है। जो मैंने सुना है, वह नए सिरे से ध्यान देने की खबर है, जिससे उत्पादकता अधिक हो जाती है।

तो, टाइम मैगज़ीन के लेख को संक्षेप करने के लिए: "मास्टर टेक ब्रेक्स: आपका प्रीफ्रंटल कॉर्टेक्स आपका धन्यवाद!"