बैठक का मनोविज्ञान

Laura Weis with permission
स्रोत: अनुमति के साथ लौरा वीआईएस

बैठकें अक्सर 'मिनट और अपशिष्ट घंटे' लेती हैं आम तौर पर तीन-चौथाई या अधिक वरिष्ठ प्रबंधक के दिन बैठकों के साथ हो सकते हैं। उनकी उत्पादकता और उपयोगिता के बारे में गहरी सनक के बावजूद वे वरिष्ठ प्रबंधकों के दिन का प्रमुख हिस्सा रहे हैं। कई कॉल करने वाले को 'वे एक मीटिंग में हैं' सरल वाक्यांश से फंस गए हैं

बैठक में निर्णय लेने की गुणवत्ता या सूचना के संचार के साथ कुछ करना या कुछ भी नहीं है उनके दो मुख्य कार्य काफी पहले हैं, जिम्मेदारी का प्रसार और दूसरा, निर्णय स्वीकृति । वे यह सुनिश्चित करने के लिए हैं कि सभी उपस्थिति इस निर्णय के लिए समान दोष और जिम्मेदारी लेते हैं (विशेषकर अगर यह गलत हो जाता है)।

बैठकों की समय-और-प्रयास-बेकारता के साथ निराशा ने विभिन्न संगठनों को सुधारने के लिए कुछ रणनीतियों को लागू करने का प्रयास किया है। कुछ एक संरचना का पालन करें। इस प्रकार सभी मीटिंग अपेक्षाओं से शुरू होती है और लाभ और चिंताओं के साथ समाप्त होती है

कुछ बैठक की वास्तविक लागत ( पैसे में) को काम करके सभी बैठकों पर आरओआई की गणना करके दक्षता के साथ झटके की कोशिश करते हैं इसमें प्रति घंटे उपस्थित लोगों के वेतन की गणना और यह सब कुछ जोड़ना शामिल है निवेश की गणना कैसे करें? यह आश्चर्यजनक रूप से आसान है औसतन लोग प्रति वर्ष लगभग 100,000 मिनट काम करते हैं। यह एक ± 8 घंटे, 220 कार्य दिवस के दिन पर गणना की जाती है। इसलिए अगर किसी व्यक्ति को प्रति वर्ष 50,000 डॉलर का भुगतान किया जाता है तो वह प्रति मिनट 50c का खर्च करता है।

एक हाल ही में धुंध बैठक में पहले से रंग कोड बैठकों के लिए बैठक में स्वीकार्य और अस्वीकार्य मौखिक और गैरवर्तनीय व्यवहार के प्रकार और राशि को इंगित करने के लिए है। कुछ लोगों को पुलिस और सुरक्षा सेवाओं द्वारा उपयोग की गई लाल चेतावनी-श्रेणियों में काले रंग का पालन करना है। दूसरों की तरह एक साधारण यातायात प्रकाश प्रणाली लेकिन इन दोनों व्यवस्थाओं के साथ परेशानी यह है कि वे वैचारिक संगठनों को लेकर आते हैं। इसलिए विभिन्न रंगों के साथ एक साधारण से-एक-पांच सरल काम करता है।

यह योगदान के स्तर या समर्थन के स्तर की तरह कुछ मानदंड से शुरू होता है। मीटिंग के लिए चुना गया रंग या संख्या वांछित व्यवहार दर्शाती है। इस प्रकार एक उच्च संख्या यह उम्मीद कर सकती है कि हर कोई नियमित रूप से "चिप" करेगा। कम संख्या का मतलब है कि बैठक में जानकारी प्राप्त करने के बारे में अधिक है।,

यह प्रणाली आमतौर पर तीन प्रकार के मुद्दों के लिए उपयोग की जाती है पहली प्रक्रिया के बारे में सामग्री नहीं है यही है, अटेंडीज़ एक दूसरे के साथ कैसे व्यवहार करते हैं बुद्धिशीलता में दूसरों के विचारों की आलोचना के बारे में बहुत स्पष्ट नियम हैं; गुणवत्ता के मुकाबले मात्रा का महत्व; किसी और के विचारों के बारे में स्वीकार्य स्वीट के बारे में वही यहां पर लागू होता है

कुछ प्रक्रिया नुस्खे शिष्टता के बारे में हैं अन्य साधारण चीजों के बारे में हैं, जैसे कि कोई कितनी देर तक बात कर सकता है, या वास्तव में पहले स्थान पर फर्श कैसे प्राप्त कर सकता है इसलिए एक हरे रंग की बैठक यह संकेत दे सकती है कि क्या आवश्यक है, कम, कुरकुरा विराम। एक नीली बैठक से संकेत मिलता है कि यह एक विचार विकसित करने के लिए स्वीकार्य है।

कुछ बैठकों में दूसरों को हास्य दिखाने की सलाह दी जा सकती है – हमेशा एक खतरनाक मुद्दा चुटकुले हल्का कर सकते हैं लेकिन अपमान भी कर सकते हैं। वे अनुचित levity लागू कर सकते हैं जहां गंभीरता की आवश्यकता है। एक उपयोगी नियम आलोचना के बारे में है एक नीली बैठक में कोई आलोचना नहीं हो सकती है; कुछ विशेषताओं की हरी आलोचना; पीला, जब तक कि कोई व्यवहार्य विकल्प स्पष्ट न हो, कोई आलोचना की अनुमति नहीं दी जाती; और लाल कुछ भी कहा जा सकता है।

लेकिन इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि सिस्टम को सामग्री पर लागू किया जा सकता है। इस प्रकार नियम नियम-तोड़ने के बारे में हो सकता है- वास्तव में बॉक्स के बाहर सोच कर; कट्टरपंथी सुधार के बारे में न सिर्फ अनुकूलन रंग-निर्देशित नियम कुछ चीज़ों को सीमा से बाहर कर सकते हैं। प्रणाली के बारे में एक लाभ यह है कि यह अपेक्षाओं को पहले से ही सेट करता है यह एक ड्रेस-कोड – ब्लैक टाई, स्मार्ट कैजुअल, ड्रेस-डाउन की तरह थोड़ा सा है। इस नियम के बारे में बहुत कुछ है कि बैठक की उम्मीद कैसे की जाती है और इसलिए इसका परिणाम।

बैठकों में गैरवर्तनीय व्यवहार विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं यह अक्सर बैठक कक्ष और अंतरिक्ष की भौतिक सुविधाओं का एक कार्य है। क्या यह खड़ा हुआ या बैठ गया? वहां टेबल है; हर कोई एक दूसरे को देख सकता है; उपस्थित लोगों की रैंक क्या हैं; किस विषय पर चर्चा की जा रही है; छिपे हुए एजेंडा आदि क्या हैं? जब व्यवहार बदलते हैं तो व्यवहार सबसे दिलचस्प होते हैं और चिंता के सूचक भी ध्यान-हथियाने हैं।

सबसे पहले, वहाँ आँख से संपर्क किया जाता है: कौन सबसे अधिक और सबसे अधिक बार और जब पार्टियों ने आंखों के संपर्क से बचने पर दिखता है यह आम तौर पर असुविधा का सूचकांक होता है

दूसरा, यह दर्शाता है कि ताकतवर या आराम वाले लोगों की संख्या कितनी है।

तीसरी बात, बैठकों में बहुत अधिक विस्थापन बेकार हो सकते हैं जैसे कि पैर का टैपिंग, बाल खींचने आदि, जब लोगों को उबाऊ, निराश या आराम करने और ध्यान देने के लिए (असफल) कोशिश कर रहे हैं।

इसके अलावा एक विस्थापन जंभा के लिए भी देखें यह ज्ञात है कि लोगों को एक थकाऊ काम का सामना करना पड़ता है, अक्सर जंभाता रहता है या अचानक बहुत थक गया या नींद आ रहा है। डेसमंड मॉरिस, विकासवादी मनोवैज्ञानिक, ने सैनिकों के एक जिज्ञासु मामले पर सूचना दी कि वे एक हमले में जाने के लिए तुरंत कहा जाने के तुरंत बाद सोते थे। वह बताते हैं कि यह व्यवहार शारीरिक थकावट का एक उत्पाद नहीं था बल्कि एक खतरनाक स्थितियों के लिए विस्थापन प्रतिक्रिया थी।

ओरिएंटेशन बैठकों के दौरान बदल सकता है जब लोग किसी दूसरी कुर्सी पर अपनी पीठ को वापस कर देते हैं या फिर किसी की ओर मुड़ते हैं। एक बैठक में अपने एजेंडा को भरने की कोशिश करते हुए सुनिश्चित करें कि आपने अपनी सीट रणनीतिकार को चुना है। हम जानते हैं कि दूसरे पक्ष के सामने बैठकर प्रतिस्पर्धा और विरोध का मतलब है सहयोग, इसके विपरीत, भौतिक निकटता और बैठने की तरफ से दोनों तरफ लगाया जा सकता है। जिस व्यक्ति को एक बैठक में राजी कर दिया जा रहा है वह अधिक होने की अधिक संभावना है यदि वह शारीरिक रूप से दूसरे 'शिविर' के सदस्यों से घिरा हुआ है। निश्चित रूप से, जबकि सचमुच आपके मामले को आगे बढ़ाते हैं, आपको अन्य पार्टी के व्यवहार से अवगत होना चाहिए। यदि वे सेटिंग के साथ असहज महसूस कर रहे हैं, तो वे इससे दूर जाने की कोशिश करेंगे।

इशारों का उपयोग विशेष रूप से बता सकता है कि स्पीकर अनुबंध के संकेतों को इंगित करने के लिए दोहराए जाने वाले, अनुपयुक्त या बेतरतीब इशारों का उपयोग करते हैं। कुछ संकेत भी एक-दूसरे के साथ संघर्ष में हो सकते हैं उदाहरण के लिए, मुस्कुराते हुए, आनन्द और समझौते का एक सामान्य चिन्ह, जो सिर के घृणा के साथ होता है और उससे दूर होता है, हम कहते हैं, रिपोर्ट करते हैं, मैच नहीं करते हैं। हम जानते हैं कि जो लोग सहमत हैं उनके समुदाय को इंगित करने के लिए कुछ इशारों के क्लस्टर प्रदर्शित करते हैं, और इस क्लस्टर से प्रत्येक व्यवहार उसी संदेश को मजबूत करता है यदि कोई संकेत है जो सामान्य पैटर्न में फिट नहीं है, तो यह द्विगुणित संकेत दे सकता है या वास्तव में, कहा जा रहा है कि आंतरिक विरोधाभास।

सामान्य सलाह

कई वेबसाइट और व्यवसायिक पुस्तकें हैं जो बैठक चलाने के बारे में सलाह देती हैं। यहाँ कुछ हैं

1. हमेशा बैठकों से पहले एक एजेंडे योजना और प्रसारित करें। पहले से सहमत हो कि बैठक का नतीजा क्या होगा। एजेंडे और परिणामों का प्रभार ले लो स्पष्ट हो कि कुछ क्यों हैं, और नहीं, उस पर। बैठक की लंबाई के कुछ विचार दे दो

2. बैठक में पहले जाओ। किसी तालिका के अंत में एक स्थान चुनें (प्रतीकात्मक सिर) देर से आने वाले लोगों के बारे में नीति बनाएं कुछ लोग अनदेखा करते हैं, दूसरों को अपमानित करते हैं, फिर भी दूसरों की उपेक्षा करते हैं कुछ बिंदुओं पर यह चर्चा की आवश्यकता है

3. यदि बैठक में औपचारिक अध्यक्ष नहीं है, तो अपने आप को कुर्सी रखें।

4. बैठक के औपचारिक भाग को शुरू करने के लिए एक हो, पिछली बैठक के मिनटों के बारे में सामान्य सामान।

5. 'बंद एजेंडा' वस्तुओं को लॉग इन करना सुनिश्चित करें और बाद में सुझाव देने के लिए उन्हें एक तरफ रख दें कि यदि वे मीटिंग के दौरान शामिल नहीं हैं तो उन्हें अंत में कवर किया जा सकता है। साइड-ट्रैक प्राप्त करना बहुत आसान है एजेंडा के लिए छड़ी

6. अंत में "अन्य वस्तुओं" पर वापस आ जाओ लोग थके हुए होते हैं: कुछ सुझाव देते हैं कि आप विवादित वस्तुओं को बैठक में बाद में डालते हैं जब लोग अधिक "मधुर" होते हैं

7. शक्ति-भूख से सावधान रहें, आप को "अससट" करने की कोशिश कर रहे हैं। शांत रहें और योजना के मुताबिक रहें

8. दोनों मैवरिक्स प्रबंधित करें: कहते हैं कि जब लोग अनुचित, अति-विवादास्पद या जोड़ तोड़ रहे हैं

9. यदि लोग बाहर निकलते हैं, तो बाद में इन्हें ईमेल करने के लिए ईमेल करें कि समस्या क्या थी

10. बैठक का पालन करें, पुष्टि करें कि आप किस पर सहमत हुए हैं और कौन क्या करने की जरूरत है कार्रवाई योजनाओं की ईमेल पुष्टि की प्राप्ति को स्वीकार करने के लिए दूसरों को प्राप्त करें।

11. क्या कहा जा रहा है या नहीं कहा सावधानी से सुनें। प्रश्न या वक्तव्य दोहराएं, स्पष्टीकरण के लिए पूछिए कि आपने इसे समझा है।

12. अधिक कठिन लोगों को बैठक का सारांश बनाने के लिए कहें: क्या सहमति थी आदि। जब तक इस पर कोई समझौता न हो तब तक मत छोड़ो।