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क्या आपके ईमेल अनजाने रूचित हैं?

ईमेल हमारे मित्रों, परिवार और सहकर्मियों के साथ बातचीत करने का एक तेज़ और अक्सर बहुत सुविधाजनक तरीका प्रदान करता है। हमारे सोशल सर्कल में उन लोगों के साथ साझा करने के लिए हमें जिन जानकारी की ज़रूरत है, उसके लिए एक आमने-सामने बैठक के लिए कोई इंतजार नहीं कर रहा है। दुर्भाग्य से, चूंकि ईमेल वास्तविक समय में या हमारे प्राप्तकर्ताओं की वास्तविक उपस्थिति में भी बातचीत नहीं करते हैं, इसलिए हम अनजाने में हमारे संदेश को बेतहाशा गलत तरीके से व्याख्या कर सकते हैं जब आप देखते हैं कि आप दूसरे व्यक्ति को उदास, पागल या बस सादे तनावपूर्ण बना रहे हैं, तो आप मध्य-वाक्य में ईमेल को रोक नहीं सकते।

हम प्रत्येक संदेश पर प्रतिक्रिया देने के लिए बहुत अधिक ईमेल प्राप्त करते हैं, और अब आपके इनबॉक्स में, आपके पास कम समय (या आपको लगता है)। जब आप दिन के अंत में थका हुआ हो, रात के मध्य में आधा जागते हैं, या फिर जब आप जागते हैं तो अपनी आँखों से बाहर निकलने पर ईमेल का जवाब दे सकते हैं। शायद आप अपने मोबाइल डिवाइस पर हैं, इससे पहले कि आप "भेजें" बटन दबाए, सावधान संपादन की ज़रूरत के मुकाबले आपको कम महसूस करने के लिए प्रेरित करें।

यह भी संभव है कि जब आप कठोर हो जाते हैं तो आपको अभी पता ही नहीं चलता। आपकी राय में एक प्रश्न के उत्तर या किसी प्रश्न का उत्तर क्या लगता है आपके प्राप्तकर्ता के लिए कठोर और महत्वपूर्ण लग रहा है आलोचना की ज़िम्मेदारी हो सकती है, लेकिन क्योंकि संचार एक तरफ है, आप इसे ऐसे शब्दों में ढंका नहीं सकते हैं जो झटका को नरम कर सकते हैं। संदेश के अंत में एक इमोटिकॉन चिपक कर या तो चाल नहीं करेगा याद रखें कि आपकी ई-मेल बिना किसी अन्य प्रासंगिक संकेतों के पढ़ा जा रहा है, जो वास्तविक जीवन की आलोचना कर सकता है। एक गलत तरीके से विस्मयादिबोधक बिंदु भी आपकी आलोचना ध्वनि दंडात्मक बना सकता है ("आप देर से थे!" बनाम "आप फिर से देर हो गए थे।")

कार्यस्थल की पारस्परिक गतिशीलता पर अनुसंधान से पता चलता है कि जो कर्मचारी पर्यवेक्षकों या सहकर्मियों के लक्ष्य हैं जो नौकरी पर उनके साथ नकारात्मक बातचीत करते हैं वे कम उत्पादक होते हैं। न केवल तनाव के स्तर बढ़ते हैं, जब कोई व्यक्ति रूढ़ी से व्यवहार करता है, परन्तु वे अपने मानसिक संसाधनों को हाथों में कार्य करने में कम सक्षम होते हैं। इसी तरह, कॉल सेंटर में ग्राहक सेवा एजेंट कम प्रदर्शन करते हैं, जब फोन के दूसरे छोर पर लोग अपमानजनक हो जाते हैं।

मन में यह पृष्ठभूमि के साथ, क्विइनिपियाक यूनिवर्सिटी के मनोवैज्ञानिक गैरी जुमेेट्टी और उनके सहयोगियों (2013) ने एक प्रयोगात्मक अध्ययन किया जिसमें उन्होंने "पर्यवेक्षकों" से ईमेल संदेश प्राप्त करने के प्रभाव की जांच की जो कि असभ्य या सहायक थीं। ईमेल संदेशों को वितरित किया गया था जब प्रतिभागियों ने गणित कार्यों की श्रृंखला पूरी की थी।

असभ्य ईमेल के उदाहरणों में शामिल है: "मैं आपकी क्षमता में कम आश्वस्त नहीं हो सकता, लेकिन ये फिर से अगले सेट है" और "इन अगले कार्यों की कोशिश करो, प्रतिभा।" (व्यथा को पकड़ो?)। ये मज़बूत या व्यंग्य होने के मानदंडों में फिट होते हैं इसके विपरीत, सहायक ईमेल ने कहा, "मैं निश्चित रूप से इन कार्यों पर आपकी मदद की सराहना करता हूं" और "मैं वास्तव में इन कार्यों पर आपके प्रयासों की सराहना करता हूं।" इस तरह के बयान कार्यस्थल में सकारात्मक पर्यवेक्षी टिप्पणी दर्शाते हैं कि दिखाता है कि कर्मचारी के योगदान मूल्यवान हैं।

Giumetti और ​​टीम ने इन दो शर्तों के तहत उनके स्नातक सहभागियों की उत्पादकता और तनाव स्तर दोनों को मापा। निहित ईमेल प्राप्त करने वाले प्रतिभागियों को कम मानसिक, भावनात्मक, और सामाजिक ऊर्जा होने की रिपोर्ट की गई, जब वे ई-मेल सहायक थे। उनका मनोदशा नकारात्मक होने की अधिक संभावना थी, वे कार्य के साथ कम व्यस्त थे, और उनके प्रदर्शन का सामना करना पड़ा।

यद्यपि इस अध्ययन में छात्रों ने उच्च शारीरिक तनाव का स्तर नहीं दिखाया था, यह संभव है कि वास्तविक जीवन की स्थिति में, पर्यवेक्षकों से असहज ईमेल फ़ीडबैक के लगातार संपर्क में हानिकारक प्रभाव होता होगा समय के साथ, असुरक्षित पर्यवेक्षकों के संपर्क में आने वाले कर्मचारियों को तनाव से संबंधित स्वास्थ्य समस्याओं का सामना करना पड़ता है, खासकर क्योंकि उनके मुकाबले संसाधन लगातार दबाव के तहत मैदान में उतरना शुरू करते हैं।

इन विद्यार्थियों को प्राप्त ईमेल असभ्य थे, लेकिन वे उतना कठोर या अशिष्ट नहीं थे जितना वे हो सकते थे। इसके अलावा, हमारे दैनिक जीवन में हमारे पर्यवेक्षकों, मित्रों और परिवारों के साथ बातचीत करते समय छात्रों के पास खेल में कोई हिस्सेदारी नहीं थी।

उन हर रोज़ स्थितियों में विस्तार, कठोर, असभ्य या असंतोषपूर्ण ईमेल संचार के हानिकारक प्रभावों को केवल इतना बुरा हो सकता है अभिभावकों ने अपने बच्चों को चिढ़ाते हुए, अपने गुस्से या निराशा को व्यक्त करते हुए, और मित्रों को निमंत्रण या सलाह को खारिज करते हुए कुछ प्रकार के ईमेल संचार होते हैं जो प्राप्तकर्ताओं को मानसिक रूप से महसूस नहीं कर सकते हैं यदि शारीरिक रूप से कम नहीं हैं

आप अपने स्वयं के ईमेल संचार में अनजाने रूखे होने से कैसे बच सकते हैं? क्या ऐसे ईमेल में नकारात्मक भावनाओं का संचार करने के तरीके हैं जो आपके मित्रों, प्रेमी या सहकर्मियों को कम नहीं करते या कम नहीं करते हैं? यहां अध्ययन के 5 निहितार्थ हैं कि आप अपने दैनिक जीवन पर आवेदन कर सकते हैं:

1. उन लोगों को प्रोत्साहित करने के लिए पहला कदम जिसे आप के साथ प्रतिक्रिया साझा करने की आवश्यकता है, आलोचनाओं को उन शब्दों में अनुवाद करना है, जो समर्थन के साथ इसे कुशन करते हैं। प्रोफेसरों के रूप में, हमें "आलोचना सैंडविच" का प्रयोग करना सिखाया जाता है जहां हम कुछ सकारात्मक ("आपने इस पेपर में काफी प्रयास किए हैं) शुरू करते हैं, फिर अपनी आलोचनाएं डालें, हालांकि तटस्थ और उद्देश्यपूर्ण तरीके से (" ये वे क्षेत्र हैं जिनके लिए काम की आवश्यकता है "), और एक सकारात्मक नोट (" मैं आपके अगले मसौदे को देखने के लिए उत्सुक हूँ ") समाप्त कर देता है। सैंडविच के इंटीरियर के ऊपर और नीचे की रोटी के दो स्लाइड्स को शॉर्टकटिंग केवल छात्र को बुरा महसूस कर देगा और संभवत: उन्हें और भी अधिक गलतियां करने के लिए ले लेगा या फिर, पूरी तरह से हार कर,

अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक मंडलियों में उन लोगों के लिए अपने स्वयं के ईमेल में, उसी दृष्टिकोण पर विचार करें जब आपकी आलोचना या निराशा होती है जो आपको देना है। सैंडविच आसानी से पचाने वाली सफेद ब्रेड के दो स्लाइस के बीच की आलोचना।

2. आपके द्वारा लिखे गए ईमेल हमेशा उन लोगों के लिए होते हैं, जिन्हें आप घातक भेज कुंजी को आगे बढ़ाने से पहले अध्ययन करने के लिए समय लेते हैं । जाहिर है, कुछ जल्दी और मक्खी पर लिखने के लिए ठीक हैं। "आपको 4 पर मिलो" की आवश्यकता है थोड़ा विवेचना (हालांकि सुनिश्चित करें कि आपने इसके बजाय "5" नहीं लिखा है)। उन ईमेलों को जिन्हें आप और अधिक ध्यानपूर्वक अध्ययन करने की आवश्यकता है उन अधिक नाजुक स्थितियों की चिंता करें जिन में आप ऐसी जानकारी साझा कर रहे हैं जो संभावित रूप से गलत व्याख्या कर सकते हैं।

3. यह भी सलाह दी जाती है, अगर स्थिति पर्याप्त चिपचिपा है, तो आप ईमेल लिखते हैं और फिर इसे भेजने से पहले इसे ड्राफ्ट के रूप में सहेजें (खासकर उन मध्य-रात, आधे सो निशाना के लिए)। यदि आप प्राप्तकर्ता को बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, या यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति से सहायता का अनुरोध करने के लिए लिख रहे हैं, जिसे आप बिल्कुल भी नहीं जानते हैं, जैसे ग्राहक सेवा एजेंट, तो सुनिश्चित करें कि आपकी भाषा सम्मानजनक और विचारशील है। "धन्यवाद" या "धन्यवाद!" कहकर आखिरकार, सभी लागतों पर, सभी सीएपीएस का उपयोग करने से बचें, जो कि किसी के चेहरे पर चीखने के ईमेल के बराबर होते हैं

4, आपके द्वारा अपना ईमेल लिखे जाने के बाद, कुछ सहानुभूति का उपयोग करें अपना ईमेल पढ़ें जैसे कि आप इसे किसी और से प्राप्त कर रहे थे यह आपको कैसा महसूस करेगा? क्या आप परेशान, दुखी या आत्म-आलोचक महसूस करेंगे? यदि ऐसा है, तो आपको भाषा और टोन को नरम करने के लिए ईमेल का पुन: अनुवाद करने की आवश्यकता है।

5, कहने की जरूरत नहीं है, "सभी का जवाब दें" विकल्प के उस पवित्र आतंक के लिए देखें किसी समूह से आने वाले ईमेल विशेष रूप से खतरनाक होते हैं यदि आप जवाब देने से पहले रोकते नहीं हैं हालांकि, आप स्वत: सही फ़ंक्शन से भी ग्रस्त हो सकते हैं जिसमें आपका ईमेल प्रदाता आपके लिए ईमेल पतों को पूरा करता है "एरिक" वह व्यक्ति हो सकता है जिसे आप व्यक्तिगत भावनाओं को साझा करना चाहते हैं; "एरिक" एक सह-कार्यकर्ता हो सकता है जो आप शायद ही जानते हैं और आपके संदेश से संदेह करेंगे।

कहानी का नैतिक सरल है: कभी भी एक ईमेल न लिखें जो आपको कागज पर मुद्रित देखने के लिए शर्मिंदा होगा। आप साइबर स्पेस में लिख सकते हैं, लेकिन याद रखें कि यह उस संदेश के दूसरे छोर पर एक व्यक्ति है अपने ईमेल को सिविल, सम्मान और सावधानी से बनाए रखें, और आपके ऑनलाइन संचार आपको अच्छी तरह से सेवा देंगे।

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कॉपीराइट सुसान क्रॉस व्हिटबोर्न, पीएच.डी. 2013

संदर्भ:

गिमेट्टी, जीडब्ल्यू, हैटफील्ड, एएल, सिस्को, जेएल, श्रोएडर, एएन, मुथ, ईआर, और कोवलकी, आरएम (2013)। क्या एक अशिष्ट ई-मेल! ऑनलाइन संदर्भ में मनोदशा, ऊर्जा, सगाई, और प्रदर्शन पर असहनीयता के भिन्न प्रभावों की जांच करना। व्यावसायिक स्वास्थ्य मनोविज्ञान जर्नल, 18 (3), 297-30 9। doi: 10.1037 / a0032851