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बहुत सारे ईमेल? सफल ई-मेल प्रबंधन के लिए 7 टिप्स

डी ओ प्रत्येक दिन सैकड़ों ईमेल करने के लिए आप दर्जनों प्राप्त करते हैं? क्या ऐसा प्रतीत होता है कि आपके व्यावसायिक समय की असीमित राशि पढ़ने और संदेशों को जवाब देने में बिताती है? क्या आपने कभी एक गर्म या ढीली ईमेल भेजा है जिसे आप चाहते हैं कि आप वापस ले सकें? निम्नलिखित सात ईमेल प्रबंधन सुझाव हैं जो आपको समय बचाने में मदद कर सकते हैं, और मेरी पुस्तक से अंशांकित उत्पादकता बढ़ा सकते हैं (शीर्षक पर क्लिक करें) "कार्यस्थल पर आत्मविश्वास संचार कौशल"। इन सभी सुझाव आपकी विशेष स्थिति पर लागू नहीं हो सकते। बस आप क्या विचारों का उपयोग कर सकते हैं और बाकी को छोड़ सकते हैं

1. ईमेल का उत्तर देने के लिए प्रत्येक दिन समय के एक नियमित ब्लॉक की स्थापना करें।

काम में अधिक समय लेने वाली और उत्पादकता में काम करने वाले कार्यों में से एक, व्यक्तिगत ईमेल का जवाब दे रहा है, क्योंकि वे पूरे दिन में आते हैं। सामान्यतया, जब तक आपकी नौकरी ईमेल संचालित नहीं होती है, ईमेल पर बिताए गए समय की राशि, आपके कार्यदिवस का 25%, बहुत अधिक से अधिक नहीं होनी चाहिए। प्रत्येक दिन एक विशिष्ट अवधि के दौरान केवल ईमेल का जवाब देने की एक नियमित रेजिमेंट की स्थापना करें यह आपके द्वारा शुरू की गई महत्वपूर्ण ईमेल से अलग है, जिसे किसी भी समय लिखा जा सकता है। एक सामयिक अपवाद हो सकता है, जैसे कि जब आपके पास अपने बॉस या ग्राहक से महत्वपूर्ण ईमेल होता है अधिकांश भाग के लिए, हालांकि, समय सीमा के साथ रहना ताकि आप अपने काम के साथ अधिक कुशल हो सकें।

2. अपने ईमेल को प्राथमिकता दें और केवल सबसे महत्वपूर्ण जवाब दें।

अपने नामित ईमेल समय के दौरान आने वाले ईमेल के दौरान, "ए: जवाब देना चाहिए", "बी: जवाब देना चाहिए" या "सी: उत्तर दे सकता है" के रूप में या तो "ए" और "बी" रों। "सी" को छोड़ें समय प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण नियमों में से एक महत्वपूर्ण जरूरी से अलग करना है। अपने ईमेल को प्राथमिकता देकर और केवल सबसे महत्वपूर्ण संदेशों का जवाब देकर, आप अपनी उत्पादकता में नाटकीय रूप से वृद्धि कर सकते हैं।

3. व्यक्तिगत रूप से अपने ईमेल का जवाब नहीं, लेकिन बैचों में।

अगर आप प्रत्येक दिन एक सहकर्मी या टीम से कई ईमेल प्राप्त करते हैं, तो एक उत्तर के साथ उत्तर दें एक संदेश आपके सभी हालिया पत्राचारों के जवाब बताता है एक बार जब आप इस अभ्यास को शुरू करते हैं, तो आश्चर्य न करें कि आपके कुछ सहयोगियों ने आपके उदाहरण का पालन किया है, जिससे कुल मिलाकर कम ईमेल ट्रैफ़िक हो सकता है।

4. अपने सहयोगियों को पता है कि आप केवल एक निश्चित समय के दौरान ईमेल का उत्तर देते हैं।

यह टिप आपके विशेष परिस्थिति में उपयुक्त हो सकती है या नहीं, लेकिन इसके बारे में विचार करने के लायक है। सहकर्मियों के साथ, जो एक नियमित आधार पर त्वरित ईमेल प्रत्युत्तर की अपेक्षा करते हैं, उन्हें बताएं कि संदेशों के उत्तर देने के लिए आपके पास एक निर्धारित समय-निर्धारण है। कुछ सहकर्मियों को छोटी ईमेल की धाराएं भेजने की उम्मीद है और आप उम्मीद करते हैं कि आप प्रत्येक को ठीक से जवाब दें जैसे कि आप बातचीत या टेक्स्टिंग कर रहे हैं। अन्य आपको विस्तृत अनुरोध के साथ ईमेल कर सकते हैं और उम्मीद कर सकते हैं कि आप तुरंत जवाब दें। दोनों व्यवहार आपके समय की उपेक्षा दिखाते हैं एक समय प्रबंधन कह रहा है: "आपके भाग में खराब योजना मेरे भाग में एक आपातकालीन स्थिति का गठन नहीं करती है।" आप अपने समय के प्रभारी हैं अपने ईमेल शेड्यूल पर चिपकाएं और अपने सहयोगियों को इसका सम्मान करने के लिए सिखें।

5. "भेजें" क्लिक करने से पहले अपने सबसे महत्वपूर्ण संदेशों को सहेजें और समीक्षा करें।

हमारे लेखन हमारे पेशेवर ब्रांड का एक महत्वपूर्ण पहलू है कई वर्तनी, व्याकरण और अन्य लेखन गलतियों वाले संदेश इस धारणा को बना सकते हैं कि लेखक लापरवाह, आवेगी, या बस एक गरीब लेखक है – आप जो इंप्रेशन बनाना चाहते हैं यदि आप पेशेवर सम्मान और उन्नति चाहते हैं। एक महत्वपूर्ण ईमेल भेजने से पहले, इसे बचाएं, कुछ मिनटों के लिए कुछ और करें, फिर वापस आओ और प्रमाण पढ़ें। आपको मिलती हुई गलतियों पर आपको आश्चर्य और राहत मिल सकती है

6. प्रत्येक कार्य संबंधित ईमेल को संभावित सार्वजनिक सूचना के रूप में देखें।

आपके द्वारा भेजे गए संदेश और कंपनी के ईमेल के माध्यम से प्राप्त आपके नियोक्ता की संपत्ति है उन्हें सर्वेक्षण किया जा सकता है, ध्वजांकित किया जाता है, और कुछ मामलों में दंडात्मक उपाय या कानूनी कार्रवाई का समर्थन करने के लिए साक्ष्य के रूप में उपयोग किया जाता है। अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन और द ई पॉलिसी इंस्टीट्यूट के संयुक्त सर्वेक्षण में पाया गया कि तीन में से दो कंपनियों ने वेब उपयोग की निगरानी की है इसके अलावा, आपके सहयोगियों को आपकी अनुमति के बिना दूसरों को आपके "गोपनीय" ईमेल दिखा या अग्रेषित कर सकते हैं।

आपकी कंपनी ईमेल पर संदेशों को लिखने से बचें जो स्वर में नाराज हैं, शब्दों में हमला करते हैं, प्रकृति में गपशप करते हैं, या हास्य में आक्रामक होते हैं सबसे महत्वपूर्ण बात, उन लोगों को गोपनीय या संवेदनशील कंपनी की जानकारी लीक करने से बचें जिन्हें पता करने के लिए अधिकृत नहीं हैं। यदि आपको लगता है कि जिस ईमेल को आप भेजना चाहते हैं, वह संभावित रूप से आप को परेशान कर सकता है, इसके बजाए "हटाएं" पर क्लिक करने के लिए विवेकपूर्ण हो सकता है वही आपके त्वरित संदेश और कंपनी की संपत्ति के माध्यम से सामाजिक नेटवर्किंग गतिविधि पर लागू होता है।

कठिन सहयोगियों और प्रबंधकों से निपटने के लिए, मेरी किताब (शीर्षक पर क्लिक करें) देखें: "प्रभावी ढंग से संचार कैसे करें और मुश्किल लोगों को संभालना"।

7. अपने ईमेल हस्ताक्षर के हिस्से के रूप में ब्रांडिंग कथन पर विचार करें।

आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक कार्य ईमेल के हस्ताक्षर हिस्से में, यह स्मार्ट ब्रांडिंग है जिसमें एक संक्षिप्त विवरण शामिल है जो आपके व्यावसायिक दृष्टि या मूल्यों को दर्शाता है। वे व्यक्ति को पहचानते हैं कि आप प्राप्तकर्ता हैं, और अपने उत्पाद या सेवा की याद दिलाते हैं। कुछ पेशेवरों में एक व्यक्तिगत लोगो भी शामिल है यहां दो उदाहरण दिए गए हैं:

मौली प्रिचार्ड, द ग्रोथ एंड एडवेंचर कंपनी
"लर्निंगो द विंसी " सीखना कभी भी मन में नहीं निकलता

मैरी लुईस डियाज़, लेखक और ब्लॉगर
असाधारण साहस के साथ साधारण महिलाओं की कहानियों को साझा करना

निष्कर्ष में, यदि आप काम के ईमेल के साथ बाढ़ कर रहे हैं, तो आप उन्हें नियंत्रित कर सकते हैं या उन्हें आपको नियंत्रित कर सकते हैं। चतुर पेशेवर ईमेल को समझदारी से प्रबंधित करते हैं, और परिणामस्वरूप गुणवत्ता और मात्रा दोनों के कामकाज दोनों ही बढ़ते हैं। यह नेतृत्व सफलता का एक पहलू है

व्यावसायिक सफलता के बारे में अधिक जानने के लिए , मेरी किताबें देखें (शीर्षक पर क्लिक करें):

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स्रोत: nipreston.com
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"कार्यस्थल पर विश्वास संचार"

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