ईमेल चिंता और समाधान के 3 प्रकार

अगर ईमेल आपको परेशान करता है, तो आप अकेले नहीं हैं। इन युक्तियों के साथ कम frayed महसूस करें।

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स्रोत: अनप्लैश

अगर ईमेल आपको परेशान करता है और आपको चिंतित करता है, तो आप अकेले नहीं हैं! ईमेल सामाजिक चिंता और उत्पादकता से संबंधित चिंता के लिए सबसे आम ट्रिगर्स में से एक है (यह महसूस कर रहा है कि आप पर्याप्त काम नहीं कर रहे हैं)।

एक कारण ईमेल संचार इतना तनावपूर्ण है कि यह अतुल्यकालिक है, जिसका अर्थ है कि संदेश भेजने और जवाब प्राप्त करने में देरी हो रही है। जब हमें प्रतिक्रिया मिलेगी तो इस बारे में अनिश्चितता है। इसके अलावा, ईमेल से कई प्रासंगिक संकेत गायब हैं। उदाहरण के लिए, आप नहीं जानते कि आपके लिए उत्तर देने वाला व्यक्ति बीमार है या बस अपने मालिक द्वारा चिल्लाया गया है। इन कारकों का मतलब है कि ईमेल बहुत भावनात्मक रूप से भ्रमित और चिंता उत्तेजित महसूस कर सकता है।

यहां ईमेल से संबंधित चिंता के कुछ सबसे आम स्रोत हैं और प्रत्येक के बारे में क्या करना है।

1. जब कोई आपको जवाब देने में धीमा होता है।

जब आप किसी को तुरंत अपने ईमेल का जवाब देने की उम्मीद करते हैं और वे नहीं करते हैं, तो कारण जानना मुश्किल है, और हमारे दिमाग इसे समझाने के लिए कहानियां बनाना पसंद करते हैं। हम सामाजिक अस्वीकृति का अनुमान लगाते हैं। लोग इस बारे में अफवाह करते हैं कि क्या उन्होंने गलत बात कहा है और उनके प्राप्तकर्ता गुस्से में हैं या उन्हें पसंद नहीं करते हैं।

समाधान की:

  • बेसलाइन धारणा बनाएं कि अन्य लोगों के ईमेल व्यवहार के बारे में उनके बारे में अधिक होने की संभावना है, और वे आपके बारे में क्या कर रहे हैं।
  • एक हालिया उदाहरण को याद करने का प्रयास करें जिसमें आप देरी हुई ईमेल प्रतिक्रिया के कारण चिंतित महसूस करते हैं और स्थिति अच्छी तरह से निकली है। उदाहरण के लिए, उत्तर पाने में तीन दिन लग गए लेकिन जब आपने वापस सुना तो यह अच्छी खबर थी।

  • जब आप किसी को ईमेल करते हैं तो उन्हें वैयक्तिकृत न करने का प्रयास करें और वे जवाब नहीं देते हैं। अगर कोई मित्र या सहयोगी किसी ईमेल का जवाब नहीं देता है, तो इसका अर्थ बहुत अधिक नहीं हो सकता है। ध्यान रखें कि बहुत से लोग हैं जो ईमेल द्वारा इतने अभिभूत हैं कि वे जो भी संदेश प्राप्त करते हैं, उनका जवाब नहीं देते हैं, भले ही वे आदर्श रूप से चाहें। कभी-कभी ईमेल जलप्रलय के बीच भूल जाते हैं, और कभी-कभी आपके प्राप्तकर्ता को जवाब देने पर अपराध के साथ फटकारा जाएगा लेकिन बस इसे प्राप्त नहीं किया जा सकता है।

  • आगे बढ़ते हुए, जब आप धीमे उत्तर पर तनाव देते हैं तो विशिष्ट उदाहरणों को नोट करें और इसके पीछे कोई बड़ी समस्या नहीं थी। इन घटनाओं की एक चलती सूची रखें जैसे वे होते हैं। जब आप यह आत्म-प्रयोग करते हैं, तो आप यह देखना शुरू कर देंगे कि यह कितना आम है और यह आमतौर पर नकारात्मक या अशुभ कुछ भी नहीं है। अपने स्वयं के वास्तविक जीवन डेटा को एकत्र करना आपके दिमाग को मनाने के लिए एक शक्तिशाली तरीका है।

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2. जब ईमेल में प्रभावशीलता की कमी होती है।

चूंकि ईमेल संचार में आवाज और शरीर की भाषा का स्वर गायब है, इसलिए हम विस्मयादिबोधक बिंदुओं और स्माइली चेहरे के साथ इसके लिए तैयार हैं। जो लोग चिंतित हैं अक्सर चिंता करते हैं कि ईमेल में सकारात्मक भावनात्मक स्वर के स्पष्ट सिग्नल की अनुपस्थिति का मतलब है कि कुछ गलत है। यह जरूरी नहीं है कि मामला।

विशेष रूप से, जो लोग चिंता की ओर रुख करते हैं वे आम तौर पर ऐसी स्थितियों में नकारात्मकता या शत्रुता को पढ़ते हैं जिसमें यह नहीं है। यहां आप इस सोच पूर्वाग्रह का सामना करने की कोशिश कर सकते हैं।

समाधान की:

  • ध्यान दें जब आपके पास यह प्रतिक्रिया है और कुछ संतुलन स्वयं-बात तैयार है। अन्य संभावनाओं के बारे में सोचें। सबसे बुरी स्थिति परिदृश्य लेखक आपके साथ गड़बड़ है या आपको पसंद नहीं है। अन्य संभावनाओं में शामिल हैं:
    • लेखक स्वाभाविक रूप से प्रभावशाली नहीं है।
    • लेखक लिखते समय थके हुए या विचलित थे।
    • वे किसी और चीज पर जाने से पहले एक ईमेल को जल्दी से डैश करने की कोशिश कर रहे थे।

ज्यादातर मामलों में आप कभी नहीं जानते कि क्या हो रहा था। यह ईमेल की प्रकृति है और यह अक्सर चिंता उत्तेजित क्यों होती है।

  • जब कोई ईमेल आपके लिए चिंता को ट्रिगर करता है, तो वापस जाएं और ताजा आंखों से इसे पढ़ें। यदि आप चिंता-प्रवण हैं, तो वहां सकारात्मकता हो सकती है जो “सादे दृष्टि में छिपी हुई है।” शायद ईमेल पढ़ने पर आपकी चिंतित स्थिति (या केवल आपके प्रमुख सोच फ़िल्टर) ने आपको वास्तव में मौजूद सकारात्मकता को नजरअंदाज कर दिया। चिंता-प्रेरित सोच त्रुटियों के बारे में लिखते समय मैं अक्सर “संज्ञानात्मक अंधास्पॉट” शब्द का उपयोग करता हूं। ये पूर्वाग्रह वास्तव में भौतिक अंधेरे की तरह काम करते हैं। हम मौजूद सकारात्मक स्वर के सिग्नल के लिए पूरी तरह से अंधे हो सकते हैं और इसके बजाय, कुछ भी नकारात्मक या संदिग्ध लगने वाले किसी भी चीज़ पर ठीक हो सकते हैं। (मैं व्यक्तिगत रूप से प्रकृति से प्रवण चिंता का विषय हूं और यहां वर्णित पैटर्न कुछ ऐसा है जो कम से कम साप्ताहिक मेरे साथ होता है, जिससे मुझे आंतरिक रूप से अनुमानित नकारात्मकता के लिए अपरिवर्तित किया जाता है जो वास्तव में नहीं है। हालांकि, क्योंकि मैं अपनी पूर्वाग्रहों को जानता हूं, मैं उस रणनीति का उपयोग करता हूं जिसे मैंने रेखांकित किया है और यह बहुत उपयोगी है!)
  • आपके द्वारा भेजे गए ईमेल में कुछ प्रभावशीलता वापस डायल करने का प्रयास करें। ऐसा करने से इस विचार को मजबूत करने में मदद मिल सकती है कि एकाधिक स्पष्टीकरण बिंदुओं और स्माइली चेहरों की अनुपस्थिति आमतौर पर किसी समस्या का प्रतीक नहीं होती है।

3. आपकी प्लेट पर ईमेल की मात्रा और हमेशा जुड़े रहने के बारे में चिंता।

ऐसे कुछ दिन हैं जहां मुझे लगता है कि मुझे अपना ईमेल विवरण “ईमेलर” में बदलना चाहिए क्योंकि ऐसा लगता है कि ईमेल मेरे काम के दिन और ऊर्जा को इतना लेता है। यह चिंता करने के लिए उत्तेजक और निराशाजनक है जैसे आप महत्वपूर्ण काम पर नहीं जा सकते क्योंकि आप अपने इनबॉक्स में डूबे हुए हैं।

समाधान की:

  • आप कितनी बार ईमेलिंग खर्च करते हैं, यह जानने के लिए रेस्क्यूटाइम (फ्री संस्करण) का उपयोग करने का प्रयास करें। ऐसा करने से आप वास्तविक रूप से समस्या हल कर सकते हैं कि आप ईमेलिंग खर्च करने के समय को धीरे-धीरे कैसे कम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रत्येक सप्ताह 5-10% तक ईमेल पर खर्च किए जाने वाले समय को कम करने का प्रयास कर सकते हैं। ऐसा करने का एक तरीका है छोटे ईमेल लिखना अभ्यास करना। कई ईमेल एक वाक्य या दो के साथ जवाब दिया जा सकता है।
  • सुनिश्चित करें कि आप अन्य लोगों की अपेक्षा करते हैं कि आप अपने आप से ज्यादा कठिन नहीं हैं। उदाहरण के लिए, लोगों के पास अलग-अलग कार्य शेड्यूल होते हैं और जो लोग ऑफ घंटों में ईमेल भेजते हैं, वे तुरंत उत्तर की अपेक्षा नहीं करते हैं। अगर आपको लगता है कि आपको सप्ताहांत या देर रात को ईमेल का जवाब देना है, तो खुद से पूछें कि क्या यह वास्तव में मामला है, या यदि यह मनोवैज्ञानिक दबाव है तो आप स्वयं को रख रहे हैं।
  • देखें कि अन्य लोग इस समस्या को कैसे संभालेंगे। उदाहरण के लिए, फेसबुक सीओओ शेरिल सैंडबर्ग के पास स्पष्ट रूप से एक प्रणाली है जहां घंटों के ईमेल के बाद तुरंत प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, इस तरह से ध्वजांकित किया जाता है, और जो अगले कार्य दिवस तक प्रतीक्षा कर सकते हैं वे अलग-अलग ध्वजांकित होते हैं। यदि आप ईमेल के साथ अधिभारित महसूस कर रहे हैं, तो आप अपनी कंपनी या कार्यसमूह में एकमात्र ऐसा नहीं होंगे जो एक ही संघर्ष का सामना कर रहा है। समस्या का प्रयास करने के लिए अपने सहकर्मियों के साथ इसे सुलझाने और एक समाधान के साथ आना जो आपकी टीम के लिए काम करता है।

समेट रहा हु

इस आलेख का सबसे महत्वपूर्ण संदेश निष्कर्ष पर नहीं पहुंचना है जब आपको प्राप्त ईमेल प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया की कमी के बारे में चिंता महसूस होती है। दूसरा सबसे महत्वपूर्ण ले-होम संदेश धीरे-धीरे आपके ईमेल बोझ को कम करने के लिए चिपकाना है। आप रातोंरात अपनी स्थिति को बदलने में सक्षम नहीं होंगे, लेकिन व्यावहारिक तरीके हैं जिन पर आप ईमेलिंग खर्च करने के समय की निगरानी और कमी कर सकते हैं।

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